انتخاب سیستم ERP مناسب برای سازمان

ما به مشتریانمان کمک می‌نماییم تا علی‌رغم وجود محدودیت‌های بودجه‌ای، زمانی و عملیاتی، با انتخاب سیستم و راهکار ERP متناسب با نیازهای کسب و کار خود، به پیشرفت‌های چشمگیری دست یابند.

راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، مزایای بی‌شماری ازجمله کاهش هزینه‌های عملیاتی، بهبود دقت گزارش، یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب و کار و افزایش بهره‌وری را در پی خواهند داشت. مزایای فوق تنها با استفاده از به‌کارگیری یک سیستم ERP کارآمد به‌دست خواهد آمد و در نتیجه فرآیند انتخاب راه حل ERP مناسب برای سازمان، فرآیندی بسیار حساس و حیاتی بوده و از اهمیت بسیاری برخوردار است.
فرآیند فوق گامی اساسی در موفقیت‌های آتی سازمان شما به شمار می‌آید. ما بر این باوریم که پیروی از فرآیندی ساختارمند و سیستماتیک برای انتخاب نرم‌افزار، کلید موفقیت در انتخاب راهکار ERP بهینه‌ای است که توانایی برآورده کردن نیازهای نرم‌افزاری کسب و کار را داشته باشد.

گام‌های اجرایی برنایش برای انتخاب راهکار ERP

به‌منظور انتخاب هرچه دقیق‌تر راهکار مناسب ERP، روش ما مشتمل بر تجزیه و تحلیل نیازهای فعلی و آینده مشتری، تطبیق نیازمندی‌های استخراج شده با ویژگی‌های راهکارهای ERP موجود و انتخاب بهترین راهکار با توجه به نیازهای مشتریانمان است. ما به مشتریانمان کمک می‌کنیم تا به شناختی صحیح از تمامی گزینه‌های موجود رسیده و ریسک‌ها، مزایا و هزینه‌های هریک از گزینه‌ها، اعم از هزینه‌های خرید و هزینه‌های پیاده‌سازی، را به دقت درک نمایند.
در ادامه گام‌های اجرایی متدولوژی برنایش برای انتخاب راهکار ERP تشریح شده است. این مراحل مهمترین اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری کمی در اختیار مشتریان قرار خواهد داد.

۱٫ برنامه‌ریزی پروژه
در ابتدا، کل فرآیند انتخاب را ترسیم نموده و در مورد جزئیات روش اجرایی توافق می‌نماییم. در این مرحله تاریخ شروع پروژه، زمان‌های تحویل، اقلام قابل تحویل در هر فاز پروژه و … را به‌صورت دقیق تعریف می‌نماییم. همچنین طرح جامع مدیریت پروژه تهیه شده و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد در ساختار پروژه تعیین می‌گردد.

۲٫ ترسیم وضعیت فعلی سازمان و تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها
راهکار ERP راهکارهای متفاوتی را برای حل مسایل سازمان در اختیار مدیران قرار خواهد داد، اما نکته مهم این است که اهداف واقعی سازمان برای پیاده‌سازی راهکار ERP تعیین شده و شاخص‌های کلیدی عملکرد پروژه (CSFها) نیز به‌صورت دقیق مشخص گردند. دلیل اصلی تأخیر و صرف هزینه‌های بیش‌تر از بودجه پیش‌بینی شده، تعریف نامناسب و مبهم نیازمندی‌های سازمان از استقرار راهکار ERP است.
در این مرحله نقاط ضعف سیستم‌های فعلی مشتری را شناسایی نموده و چالش‌هایی که آنها در پی حل آن هستند را تشخیص میدهیم. در همین راستا، ما سازمان را خواهیم شناخت، مدل عملیاتی سازمان را درک خواهیم کرد، سیستم‌های موجود و نقاط ارتباطی آن‌ها با راهکار ERP را تجزیه و تحلیل خواهیم کرد، نیازهای مشتریان خود را شناسایی و اولویت‌بندی می‌کنیم، CSF های پروژه را تعریف نموده و اسناد و مدارک درخواست اطلاعات را آماده می‌نماییم.

۳٫ اولویت‌بندی نیازمندی‌ها و تهیه درخواست برای ارائه پیشنهادات (RFP)
پس از شناسایی نیازمندی‌های مشتری، لیست دقیقی از نیازهای سازمانی را به همراه اولویت‌بندی هر مورد تهیه نموده و پس از نهایی‌سازی RFP، این مستند را برای فروشندگان ERP ارسال می کنیم.

۴٫ ارزیابی فروشنده و تهیه لیست کوتاه (فهرست اسامی نامزدها)
از آنجا که راهکار انتخابی تعیین کننده موفقیت یا شکست پروژه است، این مرحله بسیار ضروری است. پیاده‌سازی ERP نیازمند صرف هزینه‌های بسیار در سازمان بوده و تغییر و جایگزینی راهکارهای مختلف به هیچ عنوان ساده نیست. پس از جمع‌آوری و مرور پیشنهادهای ارائه شده، جلساتی برای ارائه دموی سامانه و ارزیابی کامل راهکارهای ارائه شده و رتبه‌بندی فروشندگان باتوجه به نقاط قوت و ضعف راهکارهای آن‌ها، برگزار خواهد شد. پس از انجام بررسی‌های فنی و با در نظر گرفتن قیمت پیشنهادی و مطابقت آن با بودجه تعیین شده توسط مشتری، لیست کوتاهی از فروشندگان ERP تهیه می نماییم.

۵٫ بررسی نهایی فروشندگان، بازدید از سایت منتخب و انتخاب راهکار نهایی
در آخرین مرحله، از فروشنده‌های منتخب درخواست ارایه لیست قیمت‌ها به همراه جزئیات دقیق شده، و مدل‌های قیمت‌گذاری ایشان از زوایای مختلف (لیسانس نرم‌افزار، آموزش، پشتیبانی، و غیره) مورد بررسی قرار خواهد گرفت. همچنین در این مرحله فروشندگان اقدام به معرفی پروژه‌های انجام شده که بیشترین مشابهت از نظر نیازمندی‌های کسب و کار و اندازه سازمان به مشتریان ما داشته باشد می‌نمایند تا بازدید از سایت پیاده‌سازی شده انجام پذیرد. پس از اعتبارسنجی ادعاهای فروشندگان، لیست کوتاه فروشندگان رتبه‌بندی شده و راهکار نهایی ERP انتخاب می‌گردد.