نظارت بر پیاده‌سازی سیستم‌های ERP

ما با همکاری نزدیک با مشتریانمان، تلاش می‌کنیم تا در حداقل زمان ممکن به نتایج مورد انتظار از پیاده سازی سیستم ERP خود دست یابند؛ ریسک‌های پیاده‌سازی را به حداقل رسانده، روش‌های اجرای فرایندها در سازمان را تغییر داده، مهارت‌های مورد نیاز را ایجاد نموده، و در نهایت قادر به دست‌یابی به پیشرفت‌های بلند مدت باشند.

 

متدولوژی برنایش برای پیاده‌سازی ERP، به مشتریان ما اجازه می‌دهد ERP را به‌صورت مؤثرتری در سازمان خود پیاده‌سازی نموده و آن‌ها را قادر می‌سازد تا از مزایای راهکار خود، نظیر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، بهره بیش‌تری ببرند.
ما می‌توانیم به مشتریان خود در کمینه نمودن اختلالات و وقفه‌های ایجاد شده در کار در زمان پیاده‌سازی ERP کمک نموده و آن‌ها را قادر سازیم تا در این دوره با حداقل ریسک به فعالیت خود ادامه دهند.

گام‌های اجرایی برنایش در پیاده‌سازی ERP

۱٫ برنامه‌ریزی پروژه
در این مرحله، فرآیند پیاده‌سازی به‌صورت کامل طراحی شده و درخصوص جزئیات این فرآیند تصمیم‌گیری‌های لازم صورت خواهد پذیرفت. این تصمیم‌گیری‌ها شامل این موارد خواهد بود: تاریخ شروع پروژه، زمان‌های تحویل، اقلام قابل تحویل در هر فاز پروژه و …. با لحاظ نمودن ریسک‌های شناسایی شده در زمان پیاده‌سازی، دامنه اجرای پروژه، هزینه انجام، مدت زمان و منابع در دسترس، طرح جامع پروژه تهیه شده، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد در ساختار پروژه تعیین می‌گردد.
معمولا این برنامه‌ریزی توسط کمیته‌ای متشکل از مسئولین هریک از تیم‌های استقرار انجام می‌پذیرد.

۲٫ تحلیل شکاف
از این مرحله به‌عنوان مهم‌ترین مرحله در فرآیند پیاده‌سازی ERP یاد می‌شود.
این مرحله فرایندی است که وضعیت موجود سازمان مشتری (As-Is) شناخته شده و میزان اختلاف آن‌ با وضعیت مطلوب (To-Be) با اجرای پروسه بازمهندسی و بهبود فرایندهای کاری و تدوین نقشه فرایندی سازمان، تعیین می‌گردد.

۳٫ آماده‌سازی زیرساخت مورد نیاز
آماده‌سازی زیرساخت‌های سازمان نقش حیاتی در فرآیند استقرار ایفا می‌نماید. در این مرحله زیرساخت¬های سازمان باتوجه به پیشنهادات و الزامات تعیین شده از سوی فروشنده ERP نصب شده یا ارتقاء می‌یابد.

۴٫ انتقال اطلاعات
یکی از مهم‌ترین مراحل در متدولوژی استقرار ERP، این مرحله می‌باشد که در آن می‌بایست یک فرآیند انتقال اطلاعات هموار فراهم نمود. باتوجه به این‌که انتقال کلیه اطلاعات به سیستم جدید ممکن است موجب محدود شدن سیستم یا طولانی شدن فرآیند استقرار گردد، لذا شناسایی داده‌های لازم برای یک انتقال موفقیت‌آمیز به سیستم جدید بسیار مهم بوده و تنها داده‌ها و اطلاعات مهم می‌بایست منتقل گردد.

۵٫ بازمهندسی و مدیریت تغییرات سازمانی
در واقع ERP راهکاری است که تمامی فعالیت‌های سازمان را تحت تأثیر قرار داده و هر پروژه استقرار ERP کل محیط سازمان را دچار تغییر و تحول خواهد نمود؛ تغییراتی در راستای بهبود سبک کاری سازمان، شامل تحولات عمده در ساختار سازمانی، تعداد کارکنان در هر واحد سازمان و وظایف محول شده به ایشان. هر تغییری به‌راحتی توسط کارکنان پذیرفته نخواهد شد و به همین دلیل مدیریت تغییر در پروژه‌هایی از این دست بسیار ضروری خواهد بود. مدیریت ارشد می‌بایست کارکنان خود را در فرآیند پیاده‌سازی درگیر نماید و آن‌ها را از لحاظ ذهنی برای پذیرش این تغییر بزرگ آماده سازد.

۶٫ آموزش و انتقال دانش
این مرحله مهم‌ترین گام در فرآیند استقرار است که تضمین‌کننده استفاده کارا از راهکار ERP، کاهش مشکلات و موفقیت بیش‌تر در آینده خواهد بود. در این مرحله، ما کارکنان سازمان مشتری را برای اجرا و بهره‌برداری از سیستم آموزش می‌دهیم. آموزش هم‌چنین در کنار پروسه پیاده‌سازی انجام شده و انتخاب کارکنانی که مایل به یادگیری بوده و از تغییرات هراسی ندارند، بسیار مهم است.
از سوی دیگر، ما می‌بایست از استفاده مناسب از تکنولوژی و انتقال صحیح دانش به سازمان مشتری اطمینان حاصل نماییم؛ چراکه این موارد برای افزایش بهره‌وری در زمان استفاده از سیستم بسیار حیاتی و مهم می‌باشند. برخی از کارکنان می‌بایست به‌عنوان مدیران سیستم آموزش ببینند تا توانایی مدیریت و حل مشکلات احتمالی را در آینده داشته باشند.

۷٫ استقرار تست و اجرای آزمایشی راهکار ERP
پس از تحلیل شکاف، نصب زیرساخت‌های مورد نیاز و آموزش کارکنان، جنبه واقعی فرآیند پیاده‌سازی، استقرار راهکار ERP است. بسیاری از پروژه‌های استقرار ERP پس از عملیاتی شدن سازمان را با مشکلات عملیاتی فراوانی روبرو می‌نمایند، از این رو، استقرار صحیح ERP بسیار حیاتی بوده و از اهمیت فوق‌العاده زیادی برخوردار است.
مرحله تست نیز یک مرحله بسیار ضروری در روند استقرار محسوب می‌شود. در این مرحله سعی می‌نماییم سناریوهای واقعی را در کنار حالت‌های خاصی مانند افزایش حداکثری بار سیستم، ورود چندین کاربران به‌صورت همزمان، ورود اطلاعات نامعتبر و … تست نماییم.

۸٫ عملیاتی شدن سیستم و پشتیبانی
وقتی تمامی مراحل پیاده‌سازی، آموزش، تست و اجرای آزمایشی به اتمام رسید، زمان عملیاتی شدن سیستم در محیط واقعی فرا رسیده است. لازم به ذکر است راهکار ERP یک فرآیند مستمر بوده و بررسی مداوم تمامی فرآیندهای کاری توسط سازمان بسیار مهم است تا از این طریق از هرگونه انحراف یا مشکلات سیستمی که می‌تواند بر عملکرد ERP تأثیرگذار باشد، جلوگیری به‌عمل آید.
در نهایت، نگهداشت دوره‌ای سیستم و به‌روزرسانی نرم‌افزار جزو جنبه‌های پشتیبانی مستمر سامانه بوده که به افزایش بهره‌وری در استفاده از راهکار ERP بسیار کمک خواهد نمود.