بازمهندسی و بهبود فرایندهای سازمانی

ما به مشتریانمان کمک می‌کنیم تا با بازطراحی و تحلیل مجدد فرآیندهای کاری سازمان خود، عملکرد و بهره وری آن را ارتقاء بخشند.

 

بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار (Business Process Reengineering) یا BPR، به بازطراحی و سازمان‌دهی مجدد فرآیندهای سازمان با هدف بهبود عملکرد و بهره‌وری اتلاق می‌شود که در نهایت منجر به افزایش توان رقابتی سازمان در محیط کسب و کار می‌گردد.
این قبیل پیشرفت‌ها از طریق کاهش هزینه‌ها و دوباره‌کاری‌ها، حذف گام‌های ناکارآمد از فرآیند، بازبینی کلی فرآیندها یا افزایش سرعت جریان اطلاعات به‌دست می‌آید.

متدولوژی برنایش در اجرای پروژه BPR

با بهره‌گیری از رویکرد DMAIC شش سیگما و ترکیب این رویکرد در متدولوژی برنایش، مشتریان ما از تحلیل جامع وضعیت موجود خود و پیشنهاداتی در راستای بهبود بهره‌وری، بهره‌مند خواهند شد. روش مورد استفاده ما مشتریانمان را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خود را هم در کوتاه‌مدت و هم در بلندمدت بهبود بخشند. هم‌چنین در این روش خدمات آموزش و پشتیبانی لازم برای ایجاد تغییر دایمی در سازمان مشتری در نظر گرفته شده است.

متدولوژی بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار برنایش شامل مراحل زیر می‌باشد:

۱٫ تعریف اهداف و چارچوب پروژه
در ابتدا، می‌بایست اهداف اصلی از اجرای پروژه BPR در سازمان را شناسایی نموده و این اهداف را به‌عنوان نتایج مورد انتظار پروژه تعریف نماییم. سپس، فرآیندهای اصلی مرتبط با اهداف تعیین شده مشخص می‌شود و نیازهای مشتریان به‌صورت شفاف مستند می‌گردد. در پایان این مرحله، مرزهای پروژه مشخص شده و طرح نهایی پروژه تهیه می‌گردد.

۲٫ شناسایی و تحلیل وضعیت موجود (As-Is)
در این مرحله، فرآیندها و زیرفرآیندهای اصلی کسب و کار شناسایی می‌گردد. وضعیت فعلی فرآیند نقطه شروع ما برای طراحی فرآیند جدید است. در این مرحله، طرحی برای جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز و مرتبط با فرآیندهای مورد مطالعه تهیه می‌شود. ما از این داده‌ها برای سنجش میزان کارایی فرآیند و تعیین دلایل اصلی بروز مشکلات و نواقص در فرآیند استفاده خواهیم کرد. شناسایی وضعیت فعلی فرآیندهای سازمان بسیار حیاتی بوده و به‌عنوان عامل اصلی در موفقیت پروژه محسوب می‌شود، از همین رو، ما از روش‌های مختلفی همانند کارگاه‌های کایزن، تجزیه و تحلیل عوامل ریشه‌ای، جلسات آزمایشی ارتقای عملکرد و … در این مرحله استفاده می‌نماییم. اصلی‌ترین خروجی این مرحله، نقشه فرآیندی سازمان خواهد بود.

۳٫ ترسیم وضعیت مطلوب (To-Be)
می‌بایست برای هریک از فرآیندهای اصلی سازمان، فرآیند مطلوب تعیین شده و با مقایسه فرآیندهای As-Is و To-Be، می‌توان شکاف بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب را شناسایی نموده و نقاط قابل بهبود در فرآیند را تعیین نمود.

۴٫ برنامه‌ریزی اجرای اقدامات اصلاحی
پس از مطالعه فرآیندهای کاری سازمان، و تعیین تغییرات مورد نیاز، فرصت‌های بهبود باتوجه به اهداف تعیین شده در مرحله اول اولویت‌بندی می‌گردد.
در این مرحله، می‌بایست هریک از فرصت‌های بهبود تبدیل به یک فرآیند بازطراحی اختصاصی شده، و نقش‌ها و وظابف هریک از کارکنان سازمان مشتری در پروژه پیاده‌سازی BPR تعریف گردد. انواع فرآیندهای بازطراحی ممکن عبارتند از: ادغام فعالیت‌های پردازش اطلاعات در فعالیت‌های اصلی تولیدکننده همان اطلاعات، برقراری ارتباط بین دو یا چند فعالیت موازی موجود در جریان کاری، انتقال نقطه تصمیم‌گیری به محل اجرای فعالیت، ایجاد مکانیزم‌های کنترلی در داخل فرآیند، و تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد. اغلب این فعالیت¬ها با همکاری و هم‌فکری سازمان مشتری تعیین و اجرا می‌گردد.

۵٫ اجرای پروژه‌های بازطراحی
اکنون زمان اجرا است. در این مرحله، باتوجه به برنامه‌ریزی‌های انجام شده، برنامه‌های بازطراحی با هدف بهبود فرآیندهای موضوع پروژه اجرا می‌گردد.
از آنجا که BPR مجموعه‌ای از فعالیت‌های در ارتباط با یکدیگر می‌باشد، لذا نتیجه دلخواه تنها با همکاری مدیران ارشد، کارکنان واحدهای مختلف سازمان مشتری و اعضای تیم BPR قابل دست‌یابی خواهد بود.
توجه به این نکته ضروری است که حمایت مدیران ارشد سازمان مشتری و ترکیب تیم بازمهندسی دو عامل اصلی موفقیت در پروژه BPR خواهد بود.

۶٫ کنترل اقدامات صورت پذیرفته
در نهایت، می‌بایست بهبودهای اعمال شده را به‌منظور حفظ فرآیند در مسیر جدید خود کنترل نماییم. در این مرحله جلوگیری از بازگشت به “فرآیند قدیمی” بسیار حیاتی است. پیشرفت‌ها از طریق تدوین برنامه نظارتی مستمر، مستند نمودن سیاست‌ها و رویه‌های اجرایی جدید، و تغییر در سیستم‌های کنترلی و ساختار سازمانی (رویه‌های استخدام و آموزش پرسنل)، نهادینه می‌شود.