تدوین نقشه جامع فرایندی سازمان

ما با بهره‌گیری از استانداردهای روز جهانی، به مشتریانمان کمک می‌کنیم تا با دست‌یابی به بینشی عمیق از فعالیت‌های جاری سازمان، به سمت افزایش بهره‌وری و بهبود اثربخشی گام بردارند.

 

نقشه جامع فرآیندی، یک ابزار استراتژیک مدیریتی است که گردش عملیات را در سطح کل سازمان به تصویر می‌کشد. این ابزار که با نام‌های مختلفی ازجمله مدل فرآیندی، نمودار جریان، و … نیز شناخته می‌شود، به‌عنوان یکی از نخستین گام‌های مورد نیاز در راه‌اندازی یک کسب‌وکار موفق. شناخته می‌شود. با ترسیم فرآیندهای سازمانی در سطوح مختلف (گروه فرآیند، فرآیند و فعالیت) و تعیین ارتباطات بین فعالیت‌های مختلف هر فرآیند، و هم‌چنین ارتباطات موجود بین چندین فرآیند، عملا تصویر صحیحی از میزان پیچیدگی سازمان و ارتباطات واحدهای مختلف سازمانی با یکدیگر در اختیار مدیران ارشد سازمان قرار گرفته، و این امکان را برای ایشان فراهم می‌نماید تا به بینشی جامع از وضعیت جاری سازمان دست یافته، و از طریق تعیین مجموعه رویدادهایی که منتج به یک خروجی می‌شود، فرصت‌های بهبود فرآیندهای کاری را شناسایی نمایند.

هم‌چنین تدوین هرچه دقیق‌تر نقشه فرآیندی، کمک شایانی به مدیران سازمان در طراحی ساختار سازمانی، تعیین نقش‌های مورد نیاز در سازمان، شرح وظایف و مسئولیت‌های هر نقش، تدوین روش‌های اجرایی، رویه‌ها و دستورالعمل‌های سازمانی، انتخاب زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد نیاز، و … خواهد رساند. تنها با در اختیار داشتن یک تصویر جامع از فعالیت‌های سازمان است که مدیران سازمان می‌توانند نظارت صحیحی بر جریان فعالیت‌ها و روندهای اطلاعاتی درون سازمان خود داشته، و اقدامات اصلاحی را در مواقع لزوم شناسایی و اجرا نمایند.

با تدوین نقشه فرآیندی، مشتریانمان ابزار مناسبی برای تعریف مرزهای فرآیندی، تعیین مالکین فرآیندها، شفاف‌سازی مسئولیت‌های هر نقش / واحد سازمانی در جریان فرآیند، و تعیین معیارها و سنجه‌های ارزیابی اثربخشی فرآیند در اختیار دارند. با استفاده از این ابزار، ضمن تعیین کلیه نقش‌ها و واحدهای سازمانی درگیر در جریان هر فرآیند، حدود وظایف و اختیارات افراد و نحوه برقراری ارتباط بین واحدهای مختلف سازمان مشخص می‌گردد.
هم‌چنین ما با ادغام نقشه فرآیندی با ماتریس RACI، ضمن تعیین کلیه فرم‌ها و مستندات لازم در جریان فرآیند، مسئولیت‌های افراد مختلف در سازمان را در تهیه فرم‌ها و مستندات مورد نیاز تعیین نموده، از این طریق جریان اطلاعات در سطح سازمان مشتریانمان را تسهیل می‌نماییم.

به‌طور کلی، هدف اصلی از تدوین نقشه جامع فرآیندی را می‌توان کمک به افزایش بهره‌وری و بهبود اثربخشی فرآیندهای سازمان و در نهایت، بهبود کارایی کسب‌وکار می‌باشد. برای رسیدن به این مهم، مشتریانمان از نقشه فرآیندی، برای شناسایی دوباره‌کاری‌ها، تأخیرات و گلوگاه‌های موجود در جریان‌های فعلی فرآیندی خود استفاده نموده، و برنامه‌ریزی‌های لازم را به‌منظور رفع مشکلات و بهبود وضعیت جاری انجام می‌دهند.
ما ضمن تدوین نقشه فرآیندی سازمان مشتریانمان در سطوح مختلف، این امکان را در اختیار ایشان قرار می‌دهیم تا کلیه سطوح مدیریتی سازمانی، اعم از مدیران ارشد، میانی، و عملیاتی، ابزاری بسیار مناسب و کارا برای مدیریت و نظارت بر مجموعه تحت نظر خود در اختیار داشته باشند.

به‌طور خلاصه می‌توان مزایای تدوین نقشه فرآیندی سازمان را در موارد ذیل برشمرد:
– امکان نمایش بصری جزییات مهم یک فرآیند، تقسیم فرآیندها به مراحل مختلف، نمایش اتصالات و ترتیب دقیق فعالیت‌ها
– جلوگیری از اتلاف زمان برای تدوین دستورالعمل‌های حجیم و ناکارآمد
– درک هرچه به‌تر فرآیندهای سازمان
– شناسایی نقاط قابل بهبود فرآیندهای سازمان
– بهبود ارتباطات بین افراد درگیر در یک فرآیند
– پشتیبانی از مستندات مورد نیاز در یک فرآیند

شرکت برنایش به‌منظور ترسیم نقشه فرآیندی سازمان مشتری، از استانداردهای فرآیندی شناخته شده و معتبر جهانی بهره برده و با ادغام حوزه‌های مختلف این استانداردها با یکدیگر، و هم‌چنین مطابقت آن‌ها با ساختار عملیاتی و مأموریت تعریف شده در سازمان مشتری، اقدام به ترسیم و تدوین نقشه جامع فرآیندی می‌نماید. ازجمله مهم‌ترین استانداردهایی که در راستای تدوین نقشه فرآیندی مورد استفاده قرار می‌گیرد، می‌توان به چارچوب فرآیندی مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC-PCF)، مدل مرجع عملیات زنجیره تأمین (SCOR)، مستندات فرآیندی راهکار جامع SAP، و … اشاره نمود.

نمونه سطح یک نقشه فرآیندی سازمان

 

نمونه سطح دو نقشه فرآیندی