طراحی و پیاده‌سازی راهکار هوش تجاری

ما با پیاده‌سازی ابزار هوش تجاری در سازمان، به مشتریانمان کمک می‌کنیم تا با حیات بخشیدن به داده‌های خود از طریق مصورسازی در لحظه گزارش‌های مدیریتی، به بینشی صحیح از کسب و کارشان دست یابند.

براساس تعریف ارایه شده توسط مؤسسه پژوهشی Forrester: “هوشمندی کسب و کار یا هوش تجاری (Business Intelligence)، مجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندها، ساختارها و فناوری‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات معنی‌دار و مفید تبدیل نموده، و امکان دست‌یابی به بینشی وسیع و تصمیم‌گیری کاراتر را در حوزه‌های مختلف استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.”

داشبوردهای مدیریتی (به عنوان اجزای اصلی تشکیل دهنده ابزار هوش تجاری سازمان)، امکان تفسیر حجم بالایی از داده‌ها را با هدف تشخیص، بهبود یا ایجاد فرصت‌های جدید کسب و کار در اختیار مدیران ارشد سازمان‌ها قرار می‌دهند. شناسایی این فرصت‌های جدید، و به‌کارگیری یک استراتژی مؤثر براساس بینش حاصل از داده‌های سازمانی، تأثیر به‌سزایی در دست‌یابی به مزیت رقابتی بلند مدت در محیط کسب و کار خواهد داشت. به عبارت دیگر، به‌کارگیری ابزار هوش تجاری (Business Intelligence یا به طور خلاصه BI)، فرآیندی است که با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها و استخراج اطلاعات نهفته در آن‌ها، به تصمیم‌گیری هرچه آگاهانه‌تر مدیران ارشد و اجرایی سازمان‌ها کمک می‌نماید. در نتیجه، بهره‌گیری از داشبوردهای مدیریتی، نشان‌دهنده سطح بلوغ و ثبات عملیات در کسب و کار شما خواهد بود.
هوش تجاری توسط شرکت‌ها برای پشتیبانی از طیف وسیعی از تصمیمات کسب و کار، اعم از تصمیمات عملیاتی (تعیین جایگاه یا قیمت‌گذاری محصول)، و استراتژیک (تعیین اولویت‌های کسب و کار، اهداف و استراتژی‌های سازمان) استفاده می‌شود. داشبوردهایی که از تلفیق داده‌های داخلی سازمان (داده‌های مالی و عملیاتی) با داده‌های خارجی (داده‌های بازار) به‌دست می‌آیند، تصویر کامل‌تری از سازمان ارایه می‌نمایند که امکان دست‌یابی به آن با استفاده از یک مجموعه مستقل داده وجود نداشته و از این طریق، “هوشمندی” را در کسب و کار ایجاد می‌نمایند.

متدولوژی برنایش در استقرار راهکار هوش تجاری
گام‌های اجرایی که متخصصان برنایش برای استقرار موفق راهکار هوش تجاری در سازمان مشتریان استفاده می‌نمیاند، به شرح ذیل می‌باشد:

۱٫ شناخت کسب و کار و تعیین شاخص‌های کلیدی
اولین و البته یکی از مهم‌ترین گام‌ها در ایجاد داشبوردهای مدیریتی، دست‌یابی به درک کاملی از محیط داخلی و محیط کسب و کار سازمان است. در این بخش نیازهای کسب و کار مخاطبان داشبوردها مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که توسط داشبوردهای مدیریتی می‌بایست به تصویر کشیده شوند، و پارامترهای مرتبط با آن‌ها، ازجمله فرکانس محاسبه و … شناسایی می‌شوند.

۲٫ طراحی داشبوردها و گزارشات مفهومی
طراحی داشبوردها و گزارشات مفهومی در این مرحله، برای دست‌یابی به درک صحیحی از خروجی نهایی بسیار مفید است. در این بخش، نمونه‌ای از خروجی‌های نهایی برای کاربران سیستم ایجاد می‌گردد تا کلیه ذی‌نفعان پروژه به فهمی مشترک از خروجی نهایی دست یافته و نظرات خود را در این بخش اعمال نمایند.
نکته مهمی که می‌بایست به آن توجه نمود، اطمینان از امکان‌پذیر بودن ایجاد داشبوردهای طراحی شده در این مرحله، به ترتیبی است که فرآیند کامل دریافت خروجی‌ها و داشبوردهای طراحی شده، به‌صورت اتوماتیک اجرا گردد.

۳٫ جمع‌آوری، بررسی و آماده‌سازی داده‌ها
هدف ما در این مرحله، اطمینان از دسترسی به اطلاعات، با حجمی مناسب و کیفیتی قابل قبول است. استقرار راهکار هوش تجاری، بدون در اختیار داشتن داده مناسب، یا با داده‌هایی با کیفیت پایین، قطعا به شکست خواهد انجامید. به همین دلیل، پیش از استقرار، عملیات بررسی داده‌ها باتوجه به داشبوردهای طراحی شده در مرحله قبل انجام می‌پذیرد. محتوای داده‌ها، سازگاری آن‌ها با داشبوردهای طراحی شده و ساختار داده‌ها در این تجزیه و تحلیل مورد بررسی قرار خواهد گرفت. درصورتی‌که پس از بررسی‌های انجام شده، مشخص شود که اطلاعات مناسبی برای طراحی داشبوردهای مورد نظر در دسترس نیست، به‌تر است که پروژه به‌صورت موقت در همین مرحله متوقف گردد، تا سازمان مشتری، روش مناسبی برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز تعیین نماید. پس از اطمینان از دسترسی به حجم قابل قبولی از داده‌ها، عملیات آماده‌سازی داده‌ها با هدف اطمینان از مناسب بودن داده‌های در دسترس برای ایجاد داشبوردهای نهایی به‌صورت دستی و بر روی نمونه‌ای از داده‌های موجود انجام می‌پذیرد. مهم‌ترین گام‌های اجرایی در این مرحله عبارتند از:
– جمع‌آوری داده‌ها
– استانداردسازی داده‌ها: ایجاد داده‌های قابل مقایسه (یکسان‌سازی واحدها، الگوها، و …)
– مدیریت داده‌های پایه: منحصر به فرد نمودن ارجاعات
– پالایش داده‌ها: شناسایی و اصلاح داده‌های نادرست، بررسی مقادیر نامناسب، فیلدهای خالی، و …
– یکتایی شاخص‌ها: استفاده از مرجع یکسانی از شاخص‌ها

۴٫ ایجاد انباره داده (DW) و عملیات واکشی داده‌ها (ETL)
انباره داده، مخزنی برای ذخیره‌سازی یکپارچه داده‌ها از منابع مختلف اطلاعاتی است. در انباره‌ها، داده‌های فعلی و تاریخی سازمان در یک محل ذخیره شده، و از آن‌ها برای ایجاد گزارش‌های تحلیلی برای مدیران سازمان استفاده می‌شود. به‌طور کلی داده‌های راهکار BI در یک انبار داده، و اطلاعات زیربخش‌های سازمان در Data Mart ها نگه‌داری می‌گردند. با استفاده از فرآیند ETL، کلیه داده‌های خام از سیستم‌های مختلف اطلاعاتی جمع‌آوری شده، و پس از یکپارچه‌سازی و پالایش، در انباره داده مرکزی ذخیره‌سازی می‌گردند. مهم‌ترین گام‌هایی که در این فرآیند اجرا می‌گردد، شامل مراحل زیر است:
– استخراج داده: استخراج داده‌ها از سیستم‌های مختلف اطلاعاتی
– تبدیل داده: که شامل فعالیت‌های زیر است:
– اعمال قوانین کسب و کار: محاسبه Measure و Dimension
– پاک‌سازی داده‌ها
– فیلتر کردن: انتخاب ستون‌هایی مشخص برای بارگذاری در انباره داده
– جداسازی: تقسیم یک ستون به چندین ستون
– ادغام: تجمیع داده‌های استخراج شده از منابع مختلف
– اعمال هرگونه اعتبارسنجی ساده یا پیچیده بر روی داده‌ها
– بارگذاری: بارگذاری داده‌ها در انباره داده

در این مرحله، کلیه عملیات مرتبط با طراحی انباره داده و عملیات واکشی اطلاعات، اعم از ایجاد Cube، Fact، Dimension، و … انجام می‌پذیرد.

۵٫ پیاده‌سازی داشبوردهای اطلاعاتی
در این مرحله، داشبوردهای اطلاعاتی که در گام ۲ متدولوژی حاضر طراحی شده بود، پیاده‌سازی می‌گردد. طراحی و پیاده‌سازی داشبوردها، باتوجه به قوانین مرتبط با مصورسازی اطلاعات انجام پذیرفته و سعی می‌شود تا ضمن برخورداری از سادگی، بیشینه اطلاعات ممکن با استفاده از آن‌ها در اختیار کاربران قرار داده شود.

۶٫ ارزیابی و اجرای آزمایشی
پس از طراحی و پیاده‌سازی انباره داده، فرآیند واکشی اطلاعات، و داشبوردهای اطلاعاتی، نوبت به اجرای آزمایشی داشبوردها خواهد رسید. هدف از انجام این مرحله، اطمینان از صحت محاسبات و فرمول‌های مورد استفاده، اطمینان از کارایی داشبوردها برای استفاده از مدیران، و هم‌چنین بررسی فرآیند واکشی اطلاعات از منابع مختلف اطلاعاتی و نمایش آن‌ها در داشبوردها می‌باشد.
مدت زمان اجرای آزمایشی، تعداد کاربران تعریف شده، و هم‌چنین حجم اطلاعاتی که در این مرحله برای نمایش در داشبوردهای اطلاعاتی استفاده می‌شود، وابسته به تعداد داشبوردهای طراحی شده، پیچیدگی فرمول‌های محاسباتی، بازه‌های زمانی واکشی اطلاعات، و … داشته و می‍تواند از یک هفته تا چندین ماه به طول انجامد. در این مرحله، تغییرات مد نظر مدیران و کاربران مجموعه، پس از بررسی و در صورت تأیید، بر روی داشبوردها اعمال شده و در نهایت سامانه آماده بهره‍برداری خواهد بود.

۷٫ عملیاتی‌سازی سامانه
پس از بررسی و اطمینان از صحت عملکرد داشبوردهای اطلاعاتی، و عملیات واکشی اطلاعات از منابع مختلف، زمان بهره‌برداری از سامانه هوش تجاری فرا رسیده است. در این گام، برای کلیه کاربران سیستم نام کاربری تعریف شده و سطوح دسترسی ایشان در سیستم تعیین شده، و تاریخ بهره‌برداری عملیاتی از سامانه، به‌صورت رسمی به کلیه کاربران سازمانی ابلاغ می‌گردد.

۸٫ پشتیبانی و فرآیند تضمین کیفیت
پس از مرحله عملیاتی‌سازی و بهره‌برداری کاربران از سامانه BI، باتوجه به حساسیت بالای این ابزار و استفاده از آن در تصمیم‌گیری‌های سازمانی، کلیه جنبه‌های آن، ازجمله عملیات ETL اطلاعات و تغذیه مناسب و به موقع داده‌ها در سیستم، و خروجی‌ها و داشبوردهای اطلاعاتی می‌بایست به‌صورت مستمر مورد پایش و نگه‌داری قرار گیرد.
هم‌چنین باتوجه به این موضوع که از یک طرف سازمان به‌عنوان موجودی پویا، به‌صورت دائم در حال رشد و تغییر می‌باشد، و از طرف دیگر فضای کسب و کار نیز به‌صورت روزانه دچار تغییر و تحول می‌گردد، لذا معیارهای تصمیم‌گیری سازمانی و به تبع آن‌ها سیستم‌های مرتبط با این معیارها نیز در طول زمان دچار تغییر و تحول خواهند شد. در نتیجه درصورت عدم پایش مستمر راهکارهای هوش تجاری و اعمال تغییرات لازم مطابق با نیازهای روز سازمان، هدف اصلی از ایجاد داشبوردهای اطلاعاتی، که همانا پر نمودن شکاف بین داده‌های موجود در سازمان و بینش مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی، با بیشینه سرعت ممکن است، محقق نشده و پس از مدتی کارایی خود را از دست خواهند داد.