ارزیابی و اصلاح ساختار وظایف و اختیارات در سازمان با استفاده از ماتریس RACI

مدل کانو؛ ابزاری برای شناسایی صحیح نیازهای مشتریان
۵ خرداد, ۱۳۹۸
QFD؛ ابزاری برای استفاده از صدای مشتری در طراحی محصول و خدمت
۱۲ خرداد, ۱۳۹۸

در مقاله معرفی ماتریس RACI، ضمن تشریح نقش این ابزار در تعیین حدود وظایف و اختیارات نقش‌های مختلف سازمانی، نحوه ترسیم این ماتریس تشریح گردید. در این مقاله به بررسی نحوه ارزیابی این ماتریس، شناسایی الگوهای موجود، و اقدامات اصلاحی مورد نیاز پس از ترسیم این ماتریس خواهیم پرداخت.

همان‌طور که پیش از این نیز بیان شد، ترسیم ماتریس RACI فواید فراوانی برای سازمان در پی خواهد داشت که ازجمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
تجزیه‌وتحلیل حجم کار: وقتی از این ماتریس برای بررسی یک فرد، نقش یا یکی از دپارتمان‌های سازمان استفاده می‌شود، به سرعت می‌توان حجم کاری آن بخش را شناسایی نموده، و در صورت بالا بودن حجم کار، اقدامات متناسب مدیریتی درخصوص تعدیل آن انجام داد.
سازمان‌دهی فرآیندهای کاری: هدف از سازمان‌دهی فرآیندهای کاری، اطمینان از این موضوع است که کلیه فعالیت‌های کلیدی و حیاتی سازمان به‌صورت صحیح انجام شده و افراد درگیر در این فعالیت‌ها، به‌درستی از وظایف خود مطلع باشند.
شفاف‌سازی مسئولیت‌های سازمانی: با استفاده از این ماتریس، کلیه افراد، ازجمله کارکنان تازه‌وارد، می‌توانند به سرعت نسبت به نقش و مسئولیت‌های خود در سازمان آگاهی یابند.
تخصیص صحیح فعالیت‌ها: با استفاده از ماتریس RACI، وظایف و فعالیت‌های مختلف سازمانی به‌طور مؤثر و متوازن به گروه‌ها و افراد مختلف سازمان تخصیص داده می‌شود.
مدیریت پروژه: در سازمان‌هایی که ساختار پروژه‌ای دارند، استفاده از این ماتریس انعطاف‌پذیری سازمان را بالا برده و اجازه می‌دهد تا بین مسئولیت‌های مرتبط با نقش فرد در سازمان، با مسئولیت‌هایی که وی درخصوص پروژه‌های مختلف بر عهده دارد، هماهنگی ایجاد گردد.
مرتفع نمودن مشکلات و تعارضات: باتوجه به تفکیک دقیق حدود وظایف و اختیارات، اختلافات بین واحدهای مختلف سازمانی درخصوص نحوه اجرای فعالیت‌ها، به خوبی مدیریت و رفع خواهد شد.
مستندسازی شرح شغل: خروجی ماتریس RACI یک ابزار ساده و مؤثر برای مستندسازی نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد مختلف در سازمان به شمار می‌آید.

پس از تعیین ارتباط نقش‌های مختلف سازمانی با استفاده از ماتریس RACI، در گام بعدی می‌بایست نسبت به بررسی ماتریس تشکیل‌شده و شناسایی الگوهای موجود در آن، با هدف بهبود کارایی سازمان اقدام نمود. بدین‌منظور می‌بایست ابتدا به‌صورت عمودی و سپس در راستای محور افقی ماتریس نهایی را مورد بررسی قرار داده، و الگوهای مختلف ایجادشده را شناسایی نمود.

تجزیه‌وتحلیل عمودی
ستونی با تعداد بالای R: این الگو بدین معنی است که یک نقش، مسئولیت اجرای فعالیت‌های نسبتاً زیادی در سازمان را بر عهده دارد. در این مورد می‌بایست امکان تفکیک فعالیت‌ها به اجزای کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر مورد بررسی قرار گرفته و در صورت امکان، برخی از فعالیت‌ها به سایر نقش‌های سازمان تفویض گردد.
عدم وجود سلول خالی در ستون: این الگو به معنای دخیل بودن فرد (نقش) مربوطه در فعالیت‌های بسیار زیادی (تقریباً تمامی فعالیت‌ها) است. در این موارد علاوه بر تفویض اختیارات، اقداماتی نظیر استفاده از رویکردهای مدیریت از طریق استثنائات نیز می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. همچنین می‌توان در برخی موارد، نقش C را به نقش I نیز تغییر داد.
ستونی بدون R یا A: وجود نقشی که از طرفی هیچ مسئولیتی در سازمان نداشته، و از سوی دیگر پاسخ‌گوی هیچ فعالیتی در سازمان نیز نمی‌باشد، عملاً هیچ فایده‌ای برای سازمان ندارد. در این موارد می‌توان به امکان حذف نقش مربوطه، یا بازطراحی فرآیندهای سازمان، با هدف استفاده از این نقش در فرآیندهای مختلف کاری فکر نمود.
ستونی با A های متعدد: در این موارد می‌بایست این سؤال را از خود بپرسیم که آیا “تفکیک وظایف” به‌درستی انجام شده است؟ آیا می‌توان با سپردن مسئولیت برخی از فعالیت‌ها به سایر نقش‌های سازمانی، از بررسی شاخص‌های اجرایی و تصمیم‌گیری دقیق در طول فرآیندها اطمینان حاصل نمود؟ به احتمال زیاد، فردی که مسئولیت این ستون را بر عهده دارد، به یکی از گلوگاه‌های اجرای فرآیند (bottleneck) تبدیل شده و بسیاری از فرآیندهای سازمانی منتظر تصمیم‌گیری ایشان می‌شود.
واجد شرایط بودن: آخرین موضوعی که می‌بایست در بررسی عمودی ماتریس به آن توجه نمود، اطمینان از واجد شرایط بودن نقش در اجرای فعالیت‌های مرتبط می‌باشد. دراین‌خصوص نه تنها می‌بایست به این موضوع توجه شود که نقش‌ها دارای اختیارات کافی برای اجرای فعالیت‌های تخصیص‌یافته باشند، بلکه از سوی دیگر می‌بایست مواردی که برای تصمیم‌گیری‌های روزمره، تعداد زیادی از پرسنل ارشد سازمان دخیل هستند را نیز تشخیص داده و این موارد را به افرادی در سطوح پایین‌تر سازمان سپرد.

تجزیه‌وتحلیل افقی
سطری بدون R: در برخی موارد ممکن است برای اجرای یک فعالیت، هیچ مسئولی تعیین نشده باشد. در این مورد می‌بایست دقیقاً مشخص شود که چه‌کسی کار را انجام می‌دهد. در این سطرها و در صورت وجود تعداد زیادی از سایر نقش‌ها (پاسخ‌گو، مشاور، مطلع)، می‌بایست نقشی که آغازکننده کار بوده و سایر افراد پس از تأیید وی در جریان فعالیت قرار می‌گیرند، به‌عنوان مسئول فعالیت مشخص گردد.
سطری با تعداد زیاد R: احتمالاً این فعالیت جزو فعالیت‌های روزمره و عمومی افراد می‌باشد (مانند شرکت در جلسات). همان‌گونه که پیش از این نیز بیان شد، این فعالیت‌ها در ماتریس RACI نمایش داده نشده و به‌عنوان وظایف عمومی به کلیه افراد اطلاع‌رسانی می‌شود.
سطری بدون A: یکی از الزامات طراحی ماتریس RACI، وجود یک نفر (و تنها یک نفر) به‌عنوان پاسخ‌گوی فعالیت است. لذا می‌بایست برای کلیه سطرهایی که دارای A نمی‌باشند، این نقش مشخص شده و مسئولیت کامل پاسخ‌گویی در قبال فعالیت مربوطه را بر عهده بگیرد.
سطری با بیش از یک A: وجود افراد پاسخ‌گوی زیاد در یک فعالیت، باعث سردرگمی در اجرای فعالیت می‌شود. این سردرگمی از یک‌سو به این دلیل است که هریک از افراد، خود را تصمیم‌گیر نهایی فعالیت می‌دانند، و از سوی دیگر، درصورت بروز مشکل، هرکدام از آن‌ها مسئولیت را بر عهده فرد دیگری خواهند انداخت. همان‌طور که پیش از این نیز گفته شد، می‌بایست تنها یک نقش را به‌عنوان پاسخ‌گو در این سطرها تعیین نموده و سایر A ها از سطر حذف گردد.
سطری با تعداد کم R: ممکن است فعالیت‌هایی که در این سطرها قرار دارند، با سرعت بسیار پایینی انجام شوند. ممکن است این کندی سبب شود خروجی‌های فرآیند بسیار دیر در اختیار مخاطب قرار گیرد، یا برای اجرای هرچه سریع‌تر آن، اقدام به ساده‌سازی فرآیند شود. در این موارد بهتر است هرچه سریع‌تر نسبت به افزایش تعداد مسئولین اجرای فعالیت، متناسب با حجم کاری مورد نیاز اقدام شود.
سطری بدون سلول خالی: در این موارد معمولاً بسیاری از نقش‌های سازمانی به‌عنوان مشاور یا مطلع فعالیت تعیین شده‌اند. در نتیجه می‌بایست این موضوع مورد بررسی قرار گیرد که آیا واقعاً نیاز است تا از همه نقش‌ها مشورت گرفته شود؟ آیا نیاز است تا خروجی فعالیت به کلیه نقش‌ها اطلاع‌رسانی شود؟ معمولاً با بررسی بیشتر، بسیاری از C و I ها از سطر مربوطه حذف خواهند شد.
سطری با تعداد زیاد C: در این موارد مهم‌ترین موضوعی که می‌بایست مورد بررسی قرار گیرد، این است که آیا مشارکت نقش‌ها به‌صورت مداوم و منظم است، یا تنها در شرایط استثنایی از مشورت آن‌ها استفاده می‌شود؟ نکته‌ای که می‌بایست در نظر داشت، این است که استفاده از مشاوران زیاد در اجرای یک فعالیت، به معنی کند شدن روند اجرای آن نیز خواهد بود.
سطری با تعداد زیاد I: تعداد بالای مطلعین، دقیقاً به معنی کاهش چشم‌گیر سرعت اجرای فرآیند است. به همین منظور تنها می‌بایست نقش‌های کلیدی مرتبط با هر فرآیند را تعیین نموده و خروجی‌ها را به اطلاع افراد مرتبط رساند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر به منابع زیر مراجعه کنید:
• چگونه تعارضات موجود در پروژه را با استفاده از ماتریس RACI رفع نماییم؟
• راهنمای عملی ترسیم و تجزیه‌وتحلیل ماتریس RACI
• آشنایی با ماتریس RACI

 

فرساد صداقتی
فرساد صداقتی
مشاور ارشد حوزه بازمهندسی فرآیندها و بهبود بهره‌وری

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *