چگونه سیستم ERP به سازمان شما کمک می‌کند؟

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP، به طور کل سیستمی ساختاریافته است که به منظور جمع آوری، سازماندهی، ذخیره سازی و در نهایت پردازش داده ها در راستای برنامه‌ریزی و تصمیم سازی سازمان، توسعه یافته است. امروزه به دلیل حجم زیاد داده‌ها و اهمیت یافتن تصمیم‌سازی‌های داده محور در مدیریت، سازمان‌ها ناگزیر به استفاده ازERP براساس سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه با سطوح متفاوتی از توسعه یافتگی و پیچیدگی هستند چرا که با ارتقا کارایی و مدیریت، بقای هیچ سازمانی بدون در نظر گرفتن اطلاعات خروجی از تحلیل‌های سیستم اطلاعاتی ممکن نیست.

از آن جایی که پیاده سازی سیستم ERP نیازمند سخت افزار و نرم افزارهای پیچیده می باشد، تا سال ۱۹۹۰ دسترسی سازمان‌ها به آن غیر ممکن بود لذا در گذشته بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی غیر یکپارچه استفاده می‌کردند؛ که به طور مجزا فعالیت‌های بخش‌های متفاوت سازمان را پشیبانی می‌کرد. به این معنی که هریک از قسمت‌های سازمان مانند بازاریابی، فروش، تولید و … نرم افزار، سخت افزار و روش‌های مخصوص به خود را در سیستم اطلاعاتیشان پیاده‌سازی می‌کردند. سیستم‌های اطلاعاتی در این حالت را سیلوهای اطلاعاتی می‌نامند چرا که هر دپارتمان، پایگاه اطلاعاتی مرتبط با خود را داراست که به پایگاه (سیلو) اطلاعاتی دپارتمان دیگر متصل نیست. چنین سیستم اطلاعاتی ممکن است برای هر قسمت به شکل مجزا به درستی کار کند و مفید باشد اما این روزها برای برنده شدن در فضای رقابتی سازمان ها به چیزی بیش از این احتیاج است و آن هم به اشتراک گذاشتن تمام اطلاعات سازمان به تمام دپارتمان‌ها در سطوح مختلف می‌باشد. زمانی که سیستم اطلاعاتی یک سازمان یکپارچه نباشد هزینه‌های غیر معمول زیادی برای آن دربر خواهد داشت. در حقیقت اگر دو قسمت از سازمان، سیستم اطلاعاتی مجزایی داشته باشند برای اشتراک گذاشتن داده، مسئولی از یک دپارتمان باید داده ها را از یک سیستم به سیستم دیگر انتقال دهد که این خود فرآیندی زمان‌بر است. علاوه بر این احتمال خطا در وارد کردن اطلاعات را به شدت بالا خواهد برد.

با توجه به مجزا بودن مراکز فعالیتی سازمان در سیستم های گذشته می‌توان متصور بود که جریان و تبادل اطلاعات بین دپارتمان‌های هر سازمان بسیار مشکل و دارای فرآیندی پیچیده بوده است. در این فرایند هر فرد برای دسترسی به اطلاعات دپارتمان‌های دیگر نیاز داشت تا این موضوع را به اطلاع مدیریت ارشد سازمان برساند. این فرآیند بسیار دشوار و زمان‌بر است و دریافت اطلاعات از سازمان را برای کارشناسان و مسئولان سخت می‌کند.
البته در بسیاری از سیستم‌ها این مشکل می توان به وسیله اتوماتیک کردن استخراج داده و ورود آن به سیستم اطلاعاتی دیگر به شکل بهتری انجام شود اما لازم به ذکر است که این متود هم به صورت دوره‌ای قابل اجرا می‌باشد و به همین دلیل داده‌ها به شکل به روز شده در دسترس مسئولین ذی‌ربط قرار نخواهد گرفت. بنابراین تصمیمات مدیران و مسئولان بخش های مختلف بر اساس داده‌های درستی صورت نمی‌گیرد. این موضوع را می‌توان نوعی از تأخیر در تصمیم‌گیری لحاظ کرد که بسته به پیچیدگی سازمان می‌تواند مشکلات بسیاری را در پی داشته باشد. از همین روست که امروزه نیاز یک سازمان به سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه (ERP) جهت مدیریت همه بخش های عملیاتی سازمان شدیداً حس می‌شود.

با پیاده سازی سیستم ERP در سازمان، جربان اطلاعات آن از حالت عمودی به حالت افقی و بین دپارتمانی تغییر می‌کند و اشتراک‌گذاری جریان اطلاعات در سازمان بسیار ساده خواهد شد. ERP در واقع یک سیستم اطلاعاتی گسترده در تمام سطوح سازمان می‌باشد که جریان اطلاعات سازمان را ارتقا می‌بخشد و باعث هماهنگ شدن تمام منابع و فعالیت‌های موجود در آن می‌گردد.

منظور از فعالیت‌های موجود در سازمان، به طور معمول، فعالیت‌های موجود در بخش‌های مختلف مانند تولید، انبار، حمل و نقل، پخش، حسابداری و … می‌باشد. یک سیستم ERP به طور کلی سازمان را در ارتباط با عملکرد مدیریتی شرکت و مدیریت ذی‌نفعان خارجی خود یاری می‌نماید. ویژگی بارز سیستم‌های ERP در سازمان‌ها این است که از یک پایگاه داده مرکزی به صورت یکپارجه برای انجام فعالیت‌های سازمانی بهره می‌برد. استفاده از یک پایگاه داده مرکزی در سازمان از چندبار وارد کردن اطلاعات سازمان توسط افراد مرتبط متفاوت، ممانعت کرده که این موضوع خود از اتفاق افتادن دوباره‌کاری یا خطای ورود اطلاعات جلوگیری می‌کند. به همین دلیل است که گردش اطلاعات در سازمان به وسیله سیستم ERP بسیار راحت اتفاق افتاده و دسترسی تمام افراد سازمان به اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت به روز و بلادرنگ تسهیل کرده است.

در سیستم‌های اطلاعاتی، خطای انسانی در ورود اطلاعات به سیستم به شکل مکرر رخ می‌دهد. سیستم‌های ERP این اطمینان را به وجود می‌آورند که داده‌ها فقط یک‌بار وارد شوند و همان یک‌بار هم تا جای ممکن دقیق باشد. در حقیقت با گردش اطلاعات واحد در سازمان، هر نقطه عملیاتی به مثابه نقطه کنترلی برای عملیات پیش از خود نیز عمل می‌کند که باعث کاهش شدید خطا و نیز افزایش کنترل درون سیستمی می‌گردد. بنابراین، طبیعی است که برای پیاده‌سازی موفق این سیستم‌ها، توجه به عامل انسانی بسیار حیاتی است.

منبع: الن مانک، برت ونگر، کتاب Concepts in Enterprise Resource Planning