استاندارد APQC – حوزه زنجیره تأمین، تولید و تحویل محصول

در مقاله‌ای که پیش از این و با عنوان “چارچوب APQC، زبان مشترک طراحی فرایند” منتشر گردید، چارچوب کلی استاندارد APQC تشریح شده، لیستی از حوزه‌های مختلف فرایندی و همچنین سطوح طراحی شده فرایندها در این استاندارد ارایه گردید. همان‌طور که در مقاله مذکور نیز اشاره شد، استاندارد APQC شامل یک مدل فرا صنعتی (Cross-Industry) و ۱۸ مدل خاص صنایع گوناگون می‌باشد. مدل فراصنعتی یک مدل جامع برای سازمان‌های مختلف، اعم از صنعتی و خدماتی بوده، و سازمان‌ها می‌توانند با به‌کارگیری این مدل، و انطباق آن با نیازها و الزامات حوزه فعالیتی خود، نسبت به ساختاردهی فرایندهای درون و برون سازمانی‌شان با هدف هرچه نزدیک‌تر شدن به استانداردهای جهانی اقدام نمایند. بر همین اساس، در سلسله مقالات پیش رو، سعی شده تا با بررسی هریک از حوزه‌های فرایندی، این استاندارد هرچه بیشتر به مخاطب شناسانده شود.

به‌منظور ساختاردهی به این گروه مقالات، در ابتدا حوزه‌های عملیاتی، و در ادامه حوزه‌های مدیریتی مورد بررسی قرار خواهند گرفت. در مدل فرا صنعتی استاندارد APQC، شش حوزه عملیاتی به شرح ذیل شناسایی گردیده است:

حوزه ۱: توسعه چشم‌انداز و استراتژی (Develop Vision & Strategy)
حوزه ۲: توسعه و مدیریت محصولات و خدمات (Develop & Manage Products & Services)
حوزه ۳: بازاریابی و فروش محصولات و خدمات (Market & Sell Products & Services)
حوزه ۴: تحویل محصول (Deliver Physical Products)
حوزه ۵: ارایه خدمت (Deliver Services)
حوزه ۶: مدیریت ارتباط با مشتری (Manage Customer Service)

باتوجه به اهمیتی که فرایندهای حوزه ۴ و ۵ (تحویل محصول و ارایه خدمت) در سازمان‌های مختلف داشته، و به نوعی فعالیت‌های روزانه و اصلی سازمان در این دو حوزه می‌گنجند، لذا در نخستین مقالات از مجموعه مقالات پیش رو، سعی شده تا به بررسی دقیق‌تر این دو حوزه پرداخته شود. همچنین با هدف آشنایی هرچه بیشتر مخاطب با حوزه‌های مورد بررسی، هریک از حوزه‌ها تا سطح سوم (فرایند) تشریح شده و مورد بررسی قرار گرفته است.

حوزه ۴: تحویل محصول
مطابق با استاندارد APQC، حوزه تحویل محصول کل زنجیره تامین و تولید را در بر گرفته و از چهار گروه فرایند زیر تشکیل شده است که در ادامه مقاله، به توضیح این گروه‌ها پرداخته خواهد شد:

۱- برنامه‌ریزی و تنظیم منابع زنجیره تأمین
این گروه فرایند به دو دسته کلی تعیین استراتژی و برنامه‌ریزی‌های کلان زنجیره تأمین و برنامه‌ریزی توزیع تقسیم می‌شود. در دسته اول، طبق رویه استاندارد APQC در اغلب حوزه‌ها، ابتدا به توسعه استراتژی‌های کلان عملیاتی مربوط به مواد و عملیات تولید پرداخته شده است. در ادامه، مدیریت تقاضای خدمات و سرویس‌ها و استخراج اطلاعات مربوط به آن مورد توجه قرار گرفته، و با استفاده از این اطلاعات، در مرحله بعد برنامه تهیه مواد سازمان (MRP) طرح‌ریزی گردیده و در نهایت، در مرحله آخر این گروه فرایند، با استفاده از همین برنامه و تقاضای موجود، به فرایند‌های ایجاد و مدیریت برنامه جامع زمانی برای تولید پرداخته می‌شود.
همچنین در دسته دوم این گروه فرایند، به برنامه‌ریزی الزامات و احتیاجات توزیع پرداخته شده و در کنار آن به آشنایی به محدودیت‌ها و سیاست‌های موجود برای ایجاد و مدیریت شبکه توزیع اشاره می‌کند. در آخرین دسته از فرایندهای این گروه نیزتدوین، توسعه رویه‌ها، استانداردهای کیفی و تعیین اهداف کیفیتی لازم به‌منظور حفظ و ارتقای کیفیت محصولات مورد بررسی قرار گرفته است.

۲- تأمین مواد و خدمات
در گروه فرایند تأمین مواد و خدمات به ایجاد برنامه‌ای برای تهیه مواد یا خدمات مورد نیاز پرداخته می‌شود. این گروه با ارایه فرایند‌های مربوط به توسعه استراتژی برای تأمین مواد آغاز می‌گردد که این فرایندها پشتیبان فرایندهای دیگر این دسته هستند. اولین فرایند عملیاتی این حوزه، انتخاب تأمین‌کنندگان می‌باشد که منجر به انتخاب کاراترین تأمین‌کننده از بین تأمین‌کنندگان موجود می‌شود. در این فرایند تأمین‌کنندگان موجود ارزیابی می‌شوند و اطلاعات کامل آن‌ها مدیریت می‌گردد. در ادامه، سفارش مواد و خدمات، ایجاد و تأیید درخواست‌های خرید و انجام اقدامات لازم به‌منظور سرعت بخشیدن به فرایندهای تدارک و تهیه مواد برای هرچه بهتر کردن نیازهای داخلی در این فرایند مورد بحث و اجرا قرار می‌گیرند. در نهایت، فرایند مدیریت تأمین‌کنندگان، برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات تأمین‌کنندگان جدید و با هدف نظارت و پشتیبانی فرایندهای این دسته، در نظر گرفته شده است. این فرایند برای ردیابی سوابق تأمین‌کنندگان و امتیازدهی به هریک توسط پیاده‌سازی سیستم مدیریت اطلاعات تأمین‌کنندگان در سازمان به‌کار گرفته می‌شود.

۳- ساخت/ تولید / تحویل محصول
این گروه فرایندی با تهیه برنامه دقیقی از زمان‌بندی تولید و اعلام سفارشات مورد نیاز برای آن شروع می‌گردد. در ادامه، با اجرای برنامه تولید، مواد اولیه به محصول نهایی تبدیل شده یا مواد مرجوعی دوباره‌کاری می‌شوند. در فرایند اجرای ارزیابی‌های کیفیت به تجزیه و تحیل فرایند تولید پرداخته می‌شود تا به واسطه آن کارایی و اثربخشی تولید مورد ارزیابی قرار گیرد. به‌دلیل اهمیت بالای این موضوع، استاندارد APQC روی تعریف سنجه‌های پرکاربرد در این قسمت تأکید ویژه‌ای دارد تا به‌واسطه آن‌ها عملکرد تولید به درستی قابل محاسبه و در نهایت قابل ارزیابی باشد. در انتها به‌دلیل اهمیت زیاد ثبت داده‌های تولید و ایجاد امکان ردیابی محصولات در طی زنجیره تأمین، استاندارد APQC فرایندی به‌منظور نگه‌داری سوابق تولید و ردیابی دسته محصولات (Lot Tracking) ارایه داده است.

۴- مدیریت لجستیک و انبارداری
این گروه فرایند در ابتدا به ایجاد استراتژی‌های مرتبط با لجستیک در مقیاس کلان پرداخته است. همچنین با اشاره به موضوع ایجاد برنامه لجستیکی مؤثر برای سازمان‌ها و یافتن قسمت‌هایی از فعالیت‌ها که می‌بایست توسط شرکت‌های دیگر انجام شوند، سازمان‌ها را به یافتن بهترین برنامه لجستیکی از نظر هزینه‌های حمل و نقل و دیگر هزینه‌ها تشویق می‌نماید. لازم به ذکر است که تعریف شاخص‌های اصلی برای سنجش کارایی سیستم لجستیک در هر سازمانی بسیار مهم و تأثیرگذار می‌باشد. در ادامه پس از تعیین تمام قسمت‌های برنامه لجستیک، این استاندارد به سه گروه فرایندهای اصلی مرتبط با لجستیک هر سازمان، یعنی برنامه‌ریزی جریان ورودی مواد، عملیات انبارداری و مدیریت حمل و نقل بیرونی پرداخته است.
فرایند برنامه‌ریزی جریان ورودی مواد شامل بررسی دقیق رسید مواد ورودی، نظارت بر تمام فرایندهای آن‌ها، ارزیابی هریک و در نهایت رسیدگی به اقلام آسیب دیده در جابه جایی‌های انجام شده می‌باشد.
فرایند عملیات انبارداری اقداماتی نظیر بررسی نحوه چیدمان انبارها، پذیرش و جای‌گذاری محصولات در قفسه‌ها، ارسال آن‌ها و در نهایت بررسی میزان دقت داده‌های در دست در رابطه با موجودی انبارها و همچنین نظارت بر عملکرد فعالیت‌های لجستیکی که به عهده شرکت‌های خارجی قرار داده شده است را شامل می‌شود.
نهایتاً فرایند مدیریت حمل و نقل بیرونی مواد برای ارتباط با مشتریان سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفته که نقش به‌سزایی در شکل‌گیری تصویر سازمان دارد. این فرایند شامل اقداماتی نظیر ایجاد سیستم و برنامه‌ای دقیق برای حمل و نقل محصولات نهایی، ردیابی حامل‌های کالاها و ایجاد سیستم دقیق مدیریتی مستندات مربوط به حامل‌های محصولات است.

در پایان شایان ذکر است که یکی از اصلی‌ترین حوزه‌های هر سازمان، حوزه عملیات زنجیره تأمین آن می‌باشد. بنابراین می‌توان به‌واسطه شناخت کامل فرایندهای استاندارد و پذیرفته شده جهانی و اجرای آن‌ها، در راستای کاهش هزینه‌های سازمان گام برداشت. در این مقاله سعی بر این بوده تا فرایندهای مورد بحث استاندارد جهانی APQC در زمینه ارایه محصول (زنجیره تأمین) به‌صورت اجمالی مورد بررسی قرار گیرد. در مقاله بعد به تشریح حوزه ارایه خدمت پرداخته خواهد شد.