تاثیر فرهنگ سازمان و روابط انسانی بر موفقیت پروژه‌های ERP – بخش اول

چگونه در طراحی تجربه کاربری خوب موفق شویم؟ – بخش سوم و پایانی
۱۰ دی, ۱۳۹۶
مدل SCOR: مرجع عملیات زنجیره تأمین – بخش اول
۲۸ بهمن, ۱۳۹۶

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise Resource Planning)، یکی از مهمترین تحولات در سیستم‌های اطلاعات شرکتی هستند. ERPها نرم افزارهای بزرگی هستند که رویه‌های استاندارد شده را در ورودی، استفاده و انتشار داده‌ها در یک سازمان اعمال کرده و فرایندهای تجاری، اطلاعات و گردش کار آن را در هم ادغام می‌کنند. استاندارد سازی نیازمندی‌های اطلاعاتی و پردازش اطلاعات، امکان انتقال بین ماژولی داده‌ها و پیوند عملیات در سراسر ماژول‌ها را فراهم می‌کند. بدین ترتیب، سیستم‌های ERP می‌توانند به عنوان یک چارچوب مدیریتی برای برنامه ریزی، هدایت و نظارت بر طیف وسیعی از عملیات سازمان عمل نمایند، به نحوی که هم نیاز اطلاعاتی در لحظه عملیات سازمان را فراهم نمایند و هم امکان پیگیری‌های بعدی و کنترل بر آنها را ایجاد نمایند.

یک سیستم ERP، شامل ماژول هایی مانند مالی و حسابداری، مدیریت منابع انسانی، فروش و توزیع، تولید و تدارکات است. ایده کلیدی ERP، استفاده از فناوری اطلاعات برای دستیابی به توانایی برنامه ریزی و ادغام منابع سازمانی، با استفاده از یکپارچه سازی برنامه‌ها و فرایندهای عملیاتی مختلف مانند طراحی، تولید، خرید، بازاریابی و مالی است. شاید مهم‌تر از هر چیز دیگری این باشد که یک سیستم ERP اجازه می‌دهد اطلاعات فقط یک‌بار وارد شود و بعد مدام در سراسر سازمان استفاده شوند. در سیستم‌های اطلاعاتی، خطا در زمان تماس انسان با سیستم به شکل مکرر رخ می‌دهد. سیستم‌های ERP این اطمینان را به وجود می‌آورند که داده‌ها فقط یک‌بار وارد شوند و همان یک‌بار هم تا جای ممکن دقیق باشد.

مثلاً با دسترسی به داده‌های آنلاین سفارش و موجودی، یک فروشنده می‌تواند با دریافت سفارش، موجود بودن کالای مربوطه را تأیید یا رد کند. وقتی فروشنده سفارش را به سیستم وارد می‌کند، اطلاعات این سفارش بلافاصله در اختیار مدیریت چرخه‌ی تولید قرار می‌گیرد تا بخش تولید بتواند برنامه‌ی تولید خود را به‌روز رسانی کند. بر اساس برنامه‌ریزی تولید میزان خروج از انبار و میزان مواد اولیه برای خرید مشخص می‌شود و مدیریت مواد هم می‌تواند برنامه‌ی تامین را تنظیم نماید؛ و به همین ترتیب واحدهای مختلف در جریان کارهایی که به منظور تامین سفارش باید انجام دهند، قرار می‌گیرند. اگر سفارش به‌درستی وارد شده باشد، در آن صورت کارکنان بخش مدیریت چرخه‌ی تولید با همان اطلاعات صحیح کار خواهند کرد. دقیقاً همین اطلاعات در اختیار بخش مالی هم قرار می‌گیرد تا فاکتور و حواله‌ها را آماده کند.

مشخص است که سیستمی با این گستره، بر جنبه‌های مختلف یک سازمان تأثیر می‌گذارد و به همین دلیل منجر به تغییرات قابل توجه می‌شود. دَونپورت، اجرا و پیاده سازی سیستم‌های ERP را برای اکثر سازمان‌ها به عنوان “بزرگترین پروژه تغییر (از نظر هزینه و زمان) که در دوره عمر خود انجام می‌دهند” توصیف می‌کند. در نتیجه، مسائل انسانی مرتبط با فرآیند پیاده سازی، یکی از نگرانی‌های عمده و همیشگی در بکارگیری این سیستم‌ها بوده است.

از طرف دیگر، اگر چه سیستم‌های ERP به شکلهای گوناگون به عنوان سیستم‌هایی با مزایایی مانند کاهش هزینه‌های تامین، موجودی‌های کوچکتر، راهبردهای فروش موثرتر، هزینه‌های اداری پایین تر و کاهش هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم کار، معرفی می‌شوند؛ اما این اعتقاد نیز وجود دارد که پیچیدگی ساختارهای اطلاعاتی از پیش طراحی شده و فرایندهای حاوی جزئیات فراوان با الگوهای از قبل برنامه ریزی شده، تا حد زیادی فضای باز و ارتباط تک به تک انسان‌ها در سازمان را کاهش می‌دهد. یک سیستم ERP همچنین محدودیت‌های مهمی را بر شیوه‌های کمتر ساختاریافته و انسانی که افراد ممکن است در کار از آنها استفاده کنند، اعمال می‌کند.

علاوه بر این، سیستم‌های ERP با ثبت جزئیات تراکنش‌ها و پیوندهای آنها با یکدیگر، زیرساخت اطلاعاتی را فراهم می‌کند که آگاهی دقیق از اثراتی را که ممکن است عملیات یک فرد بر روی دیگران و غیرمستقیم بر روی خود ایجاد کند، ممکن می‌سازد. در حقیقت هر اتفاقی در سازمان از کوچکترین (مانند جابجایی یک کالا در انبار) تا جامع ترین (مانند تغییر برنامه تولید) به همراه جزئیات و عامل انجام دهنده آن، ثبت می‌شود و تأثیر سازمانی آن بر دیگران مشخص می‌شود. بدین ترتیب، در حالی که بسته‌های برنامه ریزی منابع سازمانی، رویای شفافیت / دید وسیع سازمانی را تحقق می‌بخشند، افزایش کنترل و ردیابی که با خود به همراه می‌آورند می‌تواند منجر به اضطراب و نگرانی در افراد و افزایش سطح استرس در سازمان شود.

در قسمتهای بعد، درباره این نگرانی‌ها بیشتر بحث خواهیم کرد.

قسمت‌های مختلف این مقاله:
۸ اردیبهشت, ۱۳۹۷

تاثیر فرهنگ سازمان و روابط انسانی بر موفقیت پروژه‌های ERP – بخش سوم و پایانی

در قسمت‌های قبل (قسمت اول و دوم) گفتیم که اگرچه پیاده‌سازی سیستم‌های ERP می‌تواند مزایای فراوانی برای سازمان به همراه داشته باشد، ولی عدم توجه مناسب به […]
۱۴ اسفند, ۱۳۹۶

تاثیر فرهنگ سازمان و روابط انسانی بر موفقیت پروژه‌های ERP – بخش دوم

در قسمت قبل سیستم‌های ERP را به عنوان یک چارچوب مدیریتی برای برنامه‌ریزی، هدایت و نظارت بر طیف وسیعی از عملیات سازمان، که هم نیاز اطلاعاتی […]
۲۳ بهمن, ۱۳۹۶

تاثیر فرهنگ سازمان و روابط انسانی بر موفقیت پروژه‌های ERP – بخش اول

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP: Enterprise Resource Planning)، یکی از مهمترین تحولات در سیستم‌های اطلاعات شرکتی هستند. ERPها نرم افزارهای بزرگی هستند که رویه‌های استاندارد […]
محمدجواد باقری
محمدجواد باقری
مشاور ارشد حوزه استراتژی و تحول سازمانی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *